3 Alasan Perusahaan Membutuhkan Tim Proyek Dan Bagaimana Memberdayakannya

Dalam manajemen proyek, membentuk tim proyek yang tepat bisa diibaratkan seperti menyusun furnitur yang rumit—memerlukan perencanaan dan pandangan ke depan yang matang, tetapi ketika dilakukan dengan benar, hasilnya akan sangat berpengaruh.

Sebelum Anda dapat membentuk tim proyek, Anda harus memahami terlebih dahulu apa itu tim proyek dan jenis-jenis peran yang perlu diisi. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan dasar-dasar tim proyek yang standar, serta membahas bagaimana tim yang dirakit dengan baik dapat memungkinkan karyawan Anda menghasilkan pekerjaan yang berdampak tinggi.

Apa itu Tim Proyek?

Tim proyek adalah sekelompok individu yang bekerja sama untuk menyelesaikan sebuah proyek. Biasanya, tim proyek bersifat lintas fungsi—artinya mereka terdiri dari individu dari berbagai kelompok atau departemen dalam organisasi yang bekerja menuju tujuan bersama. Tim proyek bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan jadwal proyek dan tujuan proyek secara keseluruhan.

Biasanya, tim proyek terdiri dari seorang project manager, yang mengawasi dan mengelola tim, serta anggota tim individu yang menyelesaikan tugas-tugas spesifik proyek. Anggota tim proyek bisa bersifat internal (seperti karyawan full-time) atau eksternal (seperti freelance). Tim proyek juga dapat terdiri dari pemangku kepentingan lainnya, termasuk individu yang tidak mengelola proyek sehari-hari atau mengerjakan tugas proyek, tetapi masih memiliki kepentingan terhadap kesuksesan proyek serta kemampuan pengambilan keputusan dengan tingkat yang bervariasi.

Apa saja Peran Umum dalam Tim Proyek?

Tim proyek tidak memiliki format yang seragam. Tim proyek di organisasi Anda mungkin terlihat berbeda untuk setiap proyek, tergantung pada faktor seperti ruang lingkup dan tujuan proyek. Apa pun tujuan akhirnya, memiliki tim dengan kombinasi keterampilan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Berikut adalah peran-peran umum yang biasanya ada dalam sebuah tim proyek:

1. Project Manager

Project manager—yang juga dikenal sebagai pemimpin proyek—biasanya bertanggung jawab untuk mengoordinasikan, mengawasi, dan mengelola proyek serta anggota tim proyek. Project manager bertugas memastikan proyek berjalan dengan lancar, mulai dari rapat kickoff hingga evaluasi proyek.

Project manager memandu tim dengan menetapkan ekspektasi, menetapkan tugas, dan mengoordinasikan pekerjaan. Mereka berfungsi sebagai mentor, membimbing kontributor individu dan memfasilitasi kolaborasi serta komunikasi antaranggota tim proyek.

Tanggung jawab utama project manager meliputi:

• Bekerja dengan manajemen “high-level” untuk menyusun rencana proyek dan merancang tujuan proyek.
• Mengalokasikan sumber daya proyek dan mengembangkan rencana manajemen sumber daya.
• Menentukan ruang lingkup proyek dan memastikan proyek tetap berada dalam batasan yang ditetapkan dalam rencana manajemen ruang lingkup.
• Berkomunikasi dengan—dan mengelola—anggota tim proyek.
• Menetapkan tugas proyek dan mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim.
• Menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan mengembangkan solusi ketika prioritas berubah atau hambatan muncul.
• Melacak KPI proyek dan mengantisipasi penyimpangan jika proyek tidak berjalan sesuai target.
• Mengkoordinasikan komunikasi antaranggota tim dan menyelesaikan konflik antar tim.
• Menetapkan ekspektasi dan menyampaikan pembaruan kepada pemangku kepentingan melalui manajemen pemangku kepentingan.

Contoh: Jika agensi pemasaran Anda sedang menjalankan proyek perombakan situs web, project manager akan bertanggung jawab untuk menentukan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan, mengawasi operasional harian proyek, memberikan umpan balik, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

2. Anggota Tim Proyek

Anggota tim proyek adalah individu yang bertugas menghasilkan pekerjaan yang berkontribusi pada keberhasilan proyek. Biasanya, anggota tim proyek adalah kontributor individu dengan keterampilan khusus yang mereka bawa ke dalam tim dan proyek. Mereka bisa berupa karyawan full-time, freelance, atau kontraktor/vendor dari luar organisasi.

Anggaplah project manager sebagai pengawas proyek dan anggota tim proyek sebagai pelaksana proyek. Karena tim proyek biasanya bersifat lintas fungsi, anggotanya sering berasal dari departemen yang berbeda dalam organisasi. Tim ini memerlukan teknologi yang efektif untuk bekerja lintas fungsi dan menghasilkan pekerjaan berdampak tinggi, seperti platform manajemen kerja yang terintegrasi dengan alat lainnya.

Tanggung jawab utama anggota tim proyek meliputi:

• Menghasilkan deliverables dan pekerjaan individu yang mendukung keberhasilan tujuan proyek.
• Memberikan pengetahuan dan masukan berdasarkan bidang keahlian masing-masing.
• Berkolaborasi dengan anggota tim lainnya dalam pekerjaan proyek.
• Menyelesaikan pekerjaan individu tepat waktu dan sesuai prioritas.

Contoh: Dalam proyek perombakan situs web, anggota tim proyek bisa mencakup kontributor dari departemen desain, penulisan konten, dan pengembangan. Tugas mereka bisa meliputi membuat skema warna yang baru, membuat desain homepage, menyusun wireframe, menulis konten baru, dan mengembangkan code untuk situs web.

3. Sponsor Proyek

Sponsor proyek—kadang disebut sponsor eksekutif—adalah individu yang bertanggung jawab atas kesuksesan proyek secara keseluruhan. Sponsor proyek biasanya adalah eksekutif perusahaan atau anggota manajemen senior. Mereka berperan sebagai pendukung proyek, membantu mengalokasikan sumber daya, mendukung proyek, dan mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan.

Dalam hierarki tim proyek, sponsor proyek berada di atas project manager, bertindak sebagai mentor dan penghubung antara project manager dan manajemen senior.

Tanggung jawab utama sponsor proyek meliputi:

• Mendukung proyek pada tahap perencanaan awal untuk mendapatkan persetujuan dan pendanaan.
• Menyelaraskan proyek dengan tujuan strategis bisnis.
• Menunjuk project manager dan membimbingnya sepanjang siklus hidup proyek.
• Memberikan panduan atau persetujuan untuk keputusan tingkat tinggi.
• Menjembatani komunikasi antara project manager dan pimpinan senior.
• Menyampaikan pembaruan status kepada manajemen senior.
• Menutup proyek, mengevaluasi kinerja, dan memastikan transisi berjalan lancar.

Contoh: Dalam proyek perombakan situs web, sponsor proyek bisa saja seorang direktur kreatif senior. Mereka mungkin mengusulkan dan mendukung proyek ini dari awal, kemudian membimbing project manager dan memberikan pembaruan kepada manajemen senior.

Peran Tambahan Proyek

Tim proyek yang standar hampir selalu terdiri dari project manager, anggota tim proyek, dan sponsor proyek. Namun, proyek dengan ukuran dan cakupan lebih besar bisa melibatkan peran tambahan seperti:

• Business Analysts: Membantu mendefinisikan tujuan proyek dan memastikan proyek memberikan nilai tambah bagi bisnis.
• Project Team Leads: Mengawasi mini-tim dalam proyek yang lebih besar.
• Komite Pengarah: Memberikan arahan strategis untuk proyek yang kompleks.
• Ahli Materi Pokok (Subject Matter Experts/SME): Menyediakan pengetahuan khusus terkait bidang tertentu.
• Pemangku Kepentingan Tambahan: Termasuk individu internal dan eksternal yang terdampak oleh proyek.

3 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Tim Proyek

Setelah mengetahui apa itu tim proyek, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa organisasi Anda membutuhkannya. Tim proyek dapat membantu perusahaan dari segala ukuran untuk berkolaborasi dan menciptakan hasil, namun tim ini sangat berguna bagi organisasi besar di mana ukuran tim dan hambatan komunikasi yang bersifat silo dapat menjadi penghalang kolaborasi.

Tim proyek membantu organisasi besar dengan cara:

1. Memfasilitasi Kolaborasi Lintas Fungsi

Ini adalah hal yang masuk akal—semakin besar organisasinya, semakin banyak tim dan anggota tim yang ada. Dan ini dapat menciptakan hambatan. Pikirkan seperti ini—tim yang bekerja secara terisolasi sering kali memiliki “bahasa” mereka sendiri—mereka memiliki proses dan alat yang sudah ditetapkan; mereka berkomunikasi dengan cara yang spesifik untuk tim mereka; mereka menyimpan file dan menyelesaikan pekerjaan di tempat tertentu. Ini berfungsi ketika tim tetap terisolasi, tetapi ketika kolaborasi lintas fungsi diminta—misalnya ketika anggota tim pemasaran, penjualan, dan teknik bekerja bersama—Anda mungkin akan menghadapi lebih dari satu hambatan.

Itulah mengapa kolaborasi lintas fungsi sangat penting. Tim proyek membantu menyederhanakan komunikasi tim dan kerja tim yang kompleks dengan menetapkan tanggung jawab yang jelas serta menyelaraskan semua anggota tim pada tujuan strategis yang sama.

2. Meningkatkan Efisiensi Organisasi

Seiring pertumbuhan organisasi, menjadi semakin sulit untuk menyederhanakan dan menghasilkan pekerjaan lintas fungsi. Dengan menghubungkan anggota tim dan mengurangi hambatan silo, tim proyek memaksimalkan efisiensi dan mengurangi redundansi yang dapat menghabiskan waktu dan biaya. Selain itu, proyek yang sukses yang dipimpin oleh tim proyek dapat memberikan wawasan tentang bagaimana menyederhanakan proses dan alur kerja, yang dapat mengarah pada efisiensi bisnis jangka panjang yang lebih besar.

3. Mendorong Pekerjaan Berdampak Tinggi

Ketika anggota tim memiliki peran yang jelas dan selaras dengan hasil strategis, mereka dapat fokus pada penciptaan pekerjaan yang penting. Dengan mengurangi gesekan yang disebabkan oleh tim yang terisolasi, tim proyek memungkinkan setiap orang di organisasi Anda untuk berfungsi pada potensi tertinggi mereka—yang pada akhirnya menciptakan organisasi yang kolaboratif dan kompetitif.

7 Cara Untuk Memberdayakan Tim Proyek

Untuk menjalankan tim proyek dengan sukses, memahami peran dan tanggung jawab adalah bagian yang penting, tetapi ada yang lebih dari sekadar itu. Tim proyek yang hebat adalah yang bisa bertindak kolaboratif, kreatif, dan mampu berkomunikasi secara efektif.

Berikut adalah cara membangun tim proyek yang hebat, mempersiapkan tim untuk menghasilkan pekerjaan yang berdampak tinggi dan kritis bagi bisnis.

1. Pahami Cara Memilih Anggota Tim yang Tepat

Langkah pertama dalam membentuk tim proyek adalah memilih anggota tim yang sesuai. Keterampilan yang dibutuhkan akan bergantung pada tujuan dan sasaran proyek. Misalnya, jika perusahaan Anda membangun situs web untuk klien, project manager Anda akan membutuhkan campuran anggota tim kreatif dan teknis, serta karyawan yang berhadapan dengan klien. Di sisi lain, jika organisasi Anda sedang memperbarui proses orientasi karyawan, tim proyek mungkin terdiri dari anggota tim di peran yang lebih administratif dan berfokus pada bisnis, seperti sumber daya manusia, analisis bisnis, dan operasional karyawan.

Selain keterampilan teknis, penting juga bagi project manager untuk mempertimbangkan soft-skill yang ingin dibawa ke tim—seperti kemampuan beradaptasi, komunikasi, pemikiran kritis, dan keterampilan memotivasi. Menemukan anggota tim dengan keterampilan dan gaya yang saling melengkapi adalah kunci, karena hal ini memungkinkan mereka membangun tim yang dinamis untuk menghidupkan proyek.

2. Bantu Mendefinisikan dan Menyelaraskan Rencana Proyek Dengan Jelas

Kejelasan adalah kunci kesuksesan proyek. Sebelum proyek dimulai, penting untuk mendefinisikan dengan jelas tujuan proyek dan metrik keberhasilannya. Dengan begitu, Anda dapat memastikan tim proyek memiliki pemahaman yang sama tentang apa arti tujuan tersebut bagi mereka.

Berikut beberapa hal yang perlu diklarifikasi di awal proyek untuk memastikan tim proyek siap mencapai kesuksesan:

• Tujuan proyek: Hasil yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Misalnya, tujuan utama proyek mungkin adalah meluncurkan blog perusahaan.
• Sasaran proyek: Langkah-langkah yang akan diambil tim proyek untuk mencapai tujuan proyek. Melanjutkan contoh blog perusahaan, sasaran proyek bisa mencakup pengembangan kalender editorial, memilih Content Management System (CMS), serta merancang dan mengembangkan blog.
• Jadwal proyek: Mencakup kerangka waktu umum ketika tim proyek akan bekerja dan menyelesaikan proyek.
• Cakupan proyek: Merangkum total pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek serta sumber daya dan deliverables proyek.
• Anggaran proyek: Gambaran umum tentang biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan bagaimana biaya tersebut dialokasikan.

Proses ini harus bersifat kolaboratif—melibatkan tim proyek sejak awal untuk mendiskusikan pekerjaan yang dapat dilakukan, sumber daya yang mereka butuhkan, dan seperti apa keberhasilan proyek akan memastikan semua anggota tim selaras. Dengan begitu, seluruh tim proyek dapat memulai proyek dengan perasaan siap dan percaya diri—dan itu adalah sesuatu yang dibutuhkan setiap proyek.

3. Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab Tim Dengan Jelas

Setelah Anda membantu merancang rencana proyek dan mendefinisikan tujuan serta sasaran proyek, saatnya untuk menetapkan peran dan tanggung jawab tim dengan jelas. Seperti mendefinisikan tujuan proyek, menentukan tanggung jawab tim membantu memberikan kejelasan dalam proyek—sehingga setiap anggota tim tahu persis apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan kapan harus menyelesaikannya.

Misalnya, katakanlah proyek tersebut melibatkan pekerjaan desain dan ada dua desainer grafis di tim proyek. Project manager perlu menentukan bagaimana tugas desain dibagi, serta menetapkan tanggung jawab tinjauan dan persetujuan kepada anggota tim lainnya. Untuk proyek besar di mana tanggung jawab terasa sangat biasa, pembuatan diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dapat membantu mendefinisikan dan menyelaraskan tanggung jawab tim.

4. Membantu Memandu Komunikasi Terbuka

Tim proyek terdiri dari hubungan antarpersonel, dan seperti halnya hubungan yang baik, komunikasi adalah kuncinya. Berikut adalah beberapa tips tentang cara menciptakan budaya komunikasi terbuka dalam tim proyek.

• Bersikap transparan dalam komunikasi. Project manager menetapkan bagaimana tim mereka berkomunikasi. Mereka dapat memfasilitasi komunikasi yang terbuka dan transparan di tim mereka dengan memimpin melalui contoh. Ini berarti bersikap jujur kepada tim jika perlu melakukan penyesuaian pada proyek atau tanggung jawab, memimpin dengan empati, dan mempercayai tim untuk menyelesaikan tugas tanpa terlalu mengawasi. Hal ini akan menciptakan lingkungan tim yang terbuka dan berbasis kepercayaan—yang akan tercermin dalam cara anggota tim berkomunikasi satu sama lain.
• Gunakan alat komunikasi secara konsisten. Alat komunikasi, seperti Slack, Zoom, atau Gmail, adalah dasar komunikasi di tempat kerja. Namun, agar benar-benar efektif, tim harus melakukan lebih dari sekadar menggunakan alat komunikasi—mereka harus menggunakannya secara konsisten dan mengikuti pedoman komunikasi yang sama di seluruh tim. Untuk menetapkan pedoman ini, project manager dapat bekerja sama dengan tim mereka untuk membuat rencana komunikasi dan menentukan praktik terbaik untuk komunikasi tim di awal proyek. Kapan video harus digunakan? Apakah pesan singkat melalui Slack lebih disukai? Dengan menetapkan—dan kemudian mengikuti—pedoman ini, tim proyek dapat berkolaborasi lebih efisien. Ini berarti pekerjaan yang lebih cepat dan lebih baik.
• Dorong komunikasi bottom-up. Komunikasi bottom-up membantu menciptakan lingkungan yang inklusif dan terbuka dengan mendorong anggota tim di hierarki “bawah”—seperti anggota tim baru atau kontributor individu—untuk berbicara dan berbagi ide mereka. Untuk membantu menciptakan ruang di mana anggota tim merasa nyaman untuk berbicara, project manager sebaiknya meminta pendapat anggota tim yang berbeda dan mengapresiasi mereka ketika mereka berani berbicara.
• Kelola konflik tim secara efektif. Konflik dalam tim bisa terasa berat, terutama jika project manager masih relatif baru atau belum banyak menangani konflik dalam tim sebelumnya. Namun, menangani konflik tidak harus menakutkan—dengan strategi resolusi konflik yang tepat, project manager dapat menyelesaikan konflik dan mendorong tim untuk belajar serta berkembang. Mereka dapat memulai dengan melakukan percakapan empat mata dengan anggota tim yang terlibat untuk memahami akar masalahnya dan mendengarkan secara aktif. Setelah mengetahui penyebab konflik, mereka dapat bergerak menuju solusi yang saling menguntungkan.
• Terbuka terhadap masukan. Cara project manager memimpin memengaruhi bagaimana tim mereka berkomunikasi dan berkolaborasi. Bersikap terbuka terhadap masukan—baik melalui pertemuan empat mata, survei anonim, atau dalam rapat tim—menandakan bahwa tim proyek berada dalam lingkungan yang mendukung dan mendorong mereka untuk memberikan umpan balik kepada anggota tim lainnya.

5. Pastikan Kerja Keras Tim Diakui

Karyawan yang menerima masukan secara konsisten akan lebih terlibat dan lebih mungkin berkembang di tempat kerja. Untuk memastikan anggota tim merasa dihargai, pastikan project manager mengakui kerja keras dan pencapaian tim mereka dengan umpan balik yang positif.

Mengakui kontribusi tim tidak harus rumit. Berikut adalah beberapa cara project manager dapat mengapresiasi tim mereka:

• Mengirim email atau catatan yang menyoroti cara spesifik kontribusi mereka mendukung keberhasilan proyek.
• Memberikan apresiasi di saluran Slack tim atas salah satu hasil kerja mereka.
• Membagikan masukan positif dari klien tentang mereka atau pekerjaan mereka.
• Membawa anggota tim untuk makan siang atau memberikan hadiah kecil sebagai tanda terima kasih, seperti makanan favorit mereka.
• Mengadakan sesi berbagi reward mingguan dalam rapat tim untuk mengapresiasi anggota tim yang menonjol dalam minggu tersebut.
• Merayakan pencapaian dengan kegiatan tim atau kejutan.
• Mengakui dan merayakan penyelesaian milestones.
• Memberikan bonus proyek atau hadiah uang berdasarkan metrik kinerja tertentu.
• Memberikan visibilitas kepada tim dengan menyoroti pekerjaan mereka dalam rapat seluruh perusahaan atau forum publik serupa.

6. Bantu Tim Berkembang Dengan Umpan Balik Konstruktif

Kritik konstruktif sama pentingnya dengan pengakuan positif. Keduanya memiliki tujuan yang berbeda—sementara umpan balik positif meningkatkan moral dan membuat anggota tim merasa dihargai, kritik konstruktif membantu karyawan belajar dan berkembang dalam peran mereka.

Mendengar kritik konstruktif bisa jadi sulit, jadi pastikan setiap anggota tim bersikap langsung, spesifik, dan memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti ketika menyampaikannya. Umpan balik konstruktif yang baik memberikan contoh spesifik kepada penerima tentang bagaimana mereka dapat memperbaiki kinerjanya di masa depan. Umpan balik juga sebaiknya menjadi percakapan—berikan waktu bagi anggota tim untuk bertanya dan mengklarifikasi. Jika memungkinkan, berikan empati kepada anggota tim, misalnya dengan memberikan contoh saat Anda sendiri menerima umpan balik serupa dan bagaimana hal itu membantu Anda menjadi lebih baik.

7. Dorong Tim Untuk Membangun Keberhasilan Proyek

Hanya karena proyek telah selesai, bukan berarti pekerjaan telah berakhir. Dorong tim untuk mengadakan rapat evaluasi (post-mortem) untuk membahas hal-hal yang berjalan baik dalam proyek dan menentukan apa yang dapat diperbaiki.

Evaluasi proyek sangat berguna untuk mempelajari cara menjalankan proyek lebih efektif, seperti bagaimana mengantisipasi risiko atau merencanakan hambatan proyek secara proaktif. Namun, evaluasi juga dapat menjadi alat untuk mengumpulkan masukan dari tim tentang bagaimana mereka merasa proyek berjalan dari perspektif pembangunan tim. Dorong tim untuk memberikan umpan balik jujur tentang apa yang dapat membuat mereka lebih sukses.

—

Wujudkan kesuksesan proyek Anda bersama NEXT-IT, mitra terpercaya dalam layanan project management berkualitas! Dengan tim profesional yang kompeten dan berpengalaman, kami menghadirkan pengelolaan proyek yang terstruktur, efisien, dan aman hingga mencapai hasil yang memuaskan. Setiap langkah kami rancang untuk memastikan proyek Anda selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan melampaui ekspektasi. Percayakan kendali proyek Anda kepada NEXT-IT dan rasakan perbedaannya. Hubungi kami hari ini untuk solusi project management terbaik!