Work Breakdown Structure (WBS) dan Cara Penggunaanya

Work Breakdown Structure (WBS) adalah rincian dari sebuah proyek secara visual. Dimulai dengan cakupan pekerjaan, WBS menunjukkan hasil akhir dan bagaimana hasil akhir tersebut terhubung kembali dengan proyek secara keseluruhan.

Apa itu Work Breakdown Structure dalam Manajemen Proyek?

WBS adalah alat yang membantu Anda mengatur proyek berdasarkan hierarki. Dengan WBS, Anda memecah hasil akhir menjadi sub-sub untuk memvisualisasikan proyek dan menguraikan hal yang menjadi dependencies utama. Setiap WBS terdiri dari beberapa bagian: 

• Pernyataan dasar atau ruang lingkup proyek, yang mencakup rencana , deskripsi, dan nama proyek
• Stakeholders
• Jadwal proyek yang terorganisir
• Hasil proyek dan subtugas pendukung

Project Manager menggunakan WBS untuk membantu tim memecah cakupan proyek yang kompleks, memvisualkan proyek dan hasil terkait yang dependencies, dan memberikan ikhtisar proyek visual kepada anggota tim alih-alih daftar tugas. 

Dari sana, Anda akan mengatur struktur berdasarkan tingkatan hierarki sub-deliverable. Proyek Anda mungkin juga mencakup fase-fase berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan dan keseluruhan jadwal proyek.  

Jenis-jenis Work Breakdown Structure

Ada 2 jenis Work Breakdown Structure, yakni sebagai berikut:

1. Deliverable-based WBS: Ini adalah penguraian hierarkis pekerjaan yang berorientasi pada hasil akhir. Jika terlalu panjang, jangan khawatir—pada dasarnya, ini berarti Anda akan melihat cakupan proyek secara menyeluruh dan memecah pekerjaan Anda menjadi hasil akhir yang mendukungnya. Pendekatan ini paling baik untuk proyek yang lebih pendek dengan hasil yang sangat jelas. Misalnya, mengembangkan laporan pendapatan tahunan Anda.
2. Phase-based WBS: Di sini, Anda menggunakan fase-fase proyek untuk membuat paket-paket kerja yang memuat kelompok tugas. Kelompok tugas ini kemudian diselesaikan secara bertahap. Anda sebaiknya menggunakan WBS berbasis fase untuk proyek yang lebih panjang dengan hasil yang kurang jelas. Misalnya, Anda ingin meningkatkan retensi sebesar 20% selama tiga tahun ke depan.

Apa Saja 3 Tingkatan Work Breakdown Structure?

Tingkatan WBS membantu memisahkan tugas berdasarkan dependencies. Karena kebutuhan proyek dapat berbeda secara signifikan, tingkatan WBS Anda pun akan berbeda. Meskipun sebagian besar proyek memiliki beberapa bentuk dependencies, ada kemungkinan Anda akan menemukan proyek yang tidak memerlukan sub-dependencies. 

Ada 3 tingkatan dependencies utama, meskipun struktur proyek Anda mungkin memerlukan lebih banyak atau lebih sedikit dari itu. Setiap tingkatan terhubung ke tugas induk, dengan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas induk tersebut diorganisasikan ke dalam dependencies.  

Mari kita lihat 3 dependencies tingkat tertinggi dalam struktur rincian kerja sebagai berikut:

Level 1: Tugas Induk (Parent)

Tingkat pertama dari WBS adalah bentuk proyek yang paling sederhana karena berisi tugas induk. Tugas ini biasanya sama dengan tujuan proyek. Misalnya, tim proyek Anda sedang berupaya merombak desain situs web. Level pertama WBS Anda mungkin terlihat seperti ini:

• Luncurkan desain situs web baru

Seperti yang Anda lihat, ini sederhana dan mudah. ​​Level satu adalah tujuan dasar dan langkah pertama dari banyak fase manajemen proyek Anda. Pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas (tujuan) ini akan muncul kemudian di level dua dan tiga. 

Level 2: Dependencies dan Tugas

Dari sana, WBS Anda akan menjadi sedikit lebih rumit, tergantung pada cakupan proyek. Tingkat kedua WBS Anda akan mencakup subtugas, atau dikenal sebagai dependencies dari tugas induk. 

Misalnya, kita lihat tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk meluncurkan desain situs web baru. 

• Adakan sesi brainstorming kreatif
• Memperbarui pedoman brand
• Buat kerangka kerja messaging
• Mendesain ulang logo
• Tambahkan foto baru 

Meskipun sedikit lebih terperinci daripada level satu, level dua masih merupakan ikhtisar tingkat tinggi tentang dependencies yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tujuan proyek. 

Level 3: Subtugas

Pada level ketiga WBS, uraikan dependencies ini lebih jauh lagi menjadi komponen yang lebih mudah dikelola yang disebut sub-dependencies. Pada tahap ini—level terendah dari lifecycle proyek—Anda mendefinisikan tugas yang paling terperinci. Tugas yang dapat ditindaklanjuti ini akan menyederhanakan jalur untuk menyelesaikan semua hasil yang Anda butuhkan.

Melanjutkan contoh di atas, berikut adalah tugas tingkat tiga yang dapat Anda gunakan untuk desain situs baru: 

• Pilih warna merek
• Tetapkan desainer UX
• Membuat desain mockup
• Tinjau dan setujui mockup
• Jadwalkan pemotretan brand
• Ubah ukuran dan edit gambar

Seperti yang Anda lihat, pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tujuan proyek menjadi jauh lebih jelas. Anda bahkan dapat memilih untuk menambahkan level tambahan ke WBS Anda, tergantung pada seberapa spesifik Anda menginginkan visualisasi tersebut. 

Apa yang Termasuk dalam Struktur Rincian Kerja?

WBS pada dasarnya adalah rencana proyek yang ringkas, yang disusun dalam hierarki visual. Artinya, struktur ini memuat semua yang dimiliki oleh project charter yang sukses, yang mencakup elemen-elemen WBS seperti tujuan, hasil akhir, jadwal, dan stakeholders utama. 

Untuk membuat WBS Anda sendiri, pertama-tama Anda perlu tahu apa yang harus dimasukkan ke dalamnya dan kami telah menyediakannya untuk Anda. Mari kita lihat beberapa bagian penting yang harus disertakan dalam WBS Anda.

Kamus Work Breakdown Structure

Kamus WBS merupakan tempat yang tepat untuk memulai saat membangun struktur proyek baru. Karena sifat visual WBS yang baik tidak menyediakan ruang untuk penjelasan terperinci, kamus WBS menjelaskan setiap tugas secara lebih terperinci. Membuat kamus merupakan bagian penting dalam membantu anggota tim proyek menemukan detail tugas yang diperlukan dengan lebih mudah.

Meskipun dibuat oleh Anda, mungkin ada baiknya untuk meminta bantuan anggota tim dari berbagai departemen. Ini akan memastikan kamus tersebut berguna semaksimal mungkin dan semua item dijelaskan dengan benar.

Beberapa hal yang harus Anda sertakan dalam kamus Anda adalah:

• Nama tugas: Buatlah jelas dan sederhana, usahakan hanya beberapa kata.
• Deskripsi: Tambahkan sedikit detail, tetapi tidak lebih dari satu atau dua kalimat.
• Hasil (Deliverables): Sekali lagi, spesifikasi adalah sahabat Anda di sini. Jelaskan dengan jelas apa yang Anda harapkan dari tim untuk diselesaikan.
• Anggaran: Proyeksikan pengeluaran Anda, termasuk berapa banyak yang akan Anda belanjakan, untuk apa, dan kapan.
• Milestones: Momen penting pada timeline proyek di mana sejumlah tugas diselesaikan.
• Persetujuan: Tugas apa—jika ada—yang memerlukan persetujuan.

Meskipun ada beberapa hal yang dapat Anda sertakan, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah membuat sumber daya tempat di mana anggota tim proyek dapat menemukan informasi tentang pekerjaan proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.  

Deskripsi Tugas

Uraian tugas mencakup nama tugas dan uraian singkat tentang sasarannya. Karena WBS Anda tidak memiliki ruang untuk uraian lengkap, Anda dapat menyertakan perincian tambahan dalam kamus WBS Anda.

Tujuan dari deskripsi tugas adalah agar anggota tim dapat dengan mudah mengenali tugas tersebut dengan cara yang sesingkat mungkin. Jadi, jangan terlalu terpaku pada tingkat detail yang dibutuhkan saat ini.  

Pemilik Tugas

Pemilik tugas yang ditugaskan merupakan bagian penting yang harus disertakan baik untuk alasan akuntabilitas maupun untuk komunikasi. Semakin mudah menemukan jawaban, semakin cepat tugas akan selesai. Sementara project manager sering kali menjadi pemilik tugas, kepala departemen, dan manajer juga dapat menjadi pemilik tergantung pada jenis tugas.

Tidak ada yang lebih buruk daripada membuang-buang waktu mencari informasi proyek. Menetapkan pemilik tugas dapat meningkatkan produktivitas tim karena stakeholders proyek akan dapat dengan cepat mengarahkan pertanyaan kepada orang yang tepat.   

Anggaran Tugas

Meskipun tidak selalu diperlukan, proyek yang membutuhkan anggaran besar harus dipantau dengan cermat. Menetapkan batasan anggaran pada tugas tertentu akan membantu untuk melacak seberapa dekat Anda dengan anggaran yang dialokasikan. 

Tidak melacak anggaran dapat mengakibatkan pengeluaran lebih dari yang telah diantisipasi, yang dapat menggerogoti margin keuntungan Anda. Jadi pastikan untuk tidak hanya melacak total anggaran tetapi juga biaya tugas individual. 

Tanggal Penyelesaian 

Melacak tanggal penyelesaian target merupakan detail yang cukup penting. Meski demikian, penting untuk bersiap menghadapi perubahan pada tanggal penyelesaian. 

Meskipun sulit untuk mengelola beberapa proyek yang melampaui batas waktu yang telah ditentukan, terkadang hal itu tidak dapat dihindari. Untuk melacak kemajuan dengan benar, Anda harus membagi setiap tugas dalam batas waktu. Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui keterlambatan timeline secara langsung dan berupaya mencegah masalah deadline yang menumpuk dan menyebabkan Anda melewatkan tanggal penyelesaian yang sedari awal ditentukan. 

Status Tugas

Selain pelacakan timeline, mendokumentasikan status tugas juga penting untuk pemeriksaan kemajuan. Ini dapat dicatat dengan beberapa cara berbeda, tetapi banyak tim menggunakan istilah seperti To Do, In Progress, dan Done. 

Hal ini tidak hanya akan membantu melacak kemajuan, tetapi juga memberikan gambaran umum tentang produktivitas tim. Misalnya, jika ada tim tertentu yang tidak dapat menyelesaikan tugas, mungkin ada masalah yang mendasarinya. Dengan demikian, Anda dapat berupaya memecahkan beban kerja tim atau masalah komunikasi sebelum menjadi masalah yang besar.

Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!