Roadmap Proyek: Cara Membuatnya Dalam 5 Langkah

Bagaimana cara melakukannya? Anda dapat memulainya dengan membuat project charter atau business case untuk mendapatkan persetujuan proyek Anda. Setelah itu, Anda dapat membuat rencana proyek sebagai blueprint utama untuk pekerjaan Anda. Kemudian, jadwalkan pertemuan pembukaan proyek (kickoff meeting) dan sesi brainstorming dengan semua pemangku kepentingan terkait. Tergantung pada proyeknya, Anda bahkan mungkin perlu menyusun creative brief. Namun, meskipun strategi-strategi ini bisa menjadi elemen penting untuk peluncuran proyek, roadmap proyek adalah cara terbaik untuk memvisualisasikan jadwal proyek Anda dan menyelaraskan tujuan bisnis.

Apa itu Roadmap Proyek?

Roadmap proyek adalah gambaran tingkat tinggi dari hasil akhir proyek (deliverables), milestones penting, dan tujuan keseluruhan proyek. Dokumen ini seharusnya menjadi hal pertama yang Anda buat ketika memulai proyek. Dengan roadmap proyek sebagai titik awal, Anda dapat membuat dokumen perencanaan proyek lainnya, seperti rencana proyek dan jadwal proyek.

Jika Anda belum pernah menggunakan roadmap proyek sebelumnya, mungkin akan sedikit membingungkan untuk membedakannya dari elemen perencanaan proyek lainnya. Berikut adalah perbedaannya:

Roadmap Proyek vs. Rencana Proyek (Project Plan)

Roadmap proyek dan rencana proyek memiliki banyak kesamaan. Keduanya seharusnya dibuat di awal proyek, dan keduanya adalah dokumen yang terus berkembang (living documents)—bukan pernyataan statis yang tak bisa diubah. Namun, berbeda dengan rencana proyek, roadmap proyek hanya berfokus pada gambaran tingkat tinggi. Pastikan Anda tidak terjebak dalam terlalu banyak detail saat membuat roadmap proyek, karena hal itu akan mengurangi fokus dokumen ini. Ingat: ini adalah pandangan dari atas, bukan panduan langkah demi langkah.

Untuk membuat rencana proyek yang baik, Anda perlu memperhatikan detail—seperti timeline proyek, anggaran, peran masing-masing pemangku kepentingan, dan metrik keberhasilan yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi proyek.

Roadmap Proyek vs. Roadmap Produk

Roadmap produk adalah visi tim produk Anda untuk fitur-fitur yang akan diluncurkan dalam jangka waktu tertentu. Roadmap produk adalah satu-satunya sumber kebenaran untuk peluncuran tersebut. Dokumen ini biasanya mencakup detail mendalam seperti prioritas atau ruang lingkup peluncuran, pemangku kepentingan produk dan teknik yang terlibat, serta materi pemasaran—untuk menyebut beberapa contoh.

Meskipun namanya mirip, roadmap proyek adalah hal yang sama sekali berbeda. Setiap proyek, bukan hanya proyek peluncuran produk, dapat dan seharusnya memiliki roadmap proyek. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin membuat roadmap proyek untuk acara virtual yang direncanakan tim Anda atau proyek TI yang akan diluncurkan. Dalam kedua kasus, roadmap proyek adalah gambaran tujuan proyek Anda dan cara mencapainya.

Roadmap Proyek vs. Gantt chart

Gantt chart adalah diagram representasi visual dari sebuah proyek. Diagram ini menyerupai timeline dan menggunakan grafik batang horizontal untuk mewakili tugas dan hasil akhir. Sering kali, tim memilih untuk membuat roadmap proyek dalam tampilan timeline dengan gantt chart, dan menggunakan komponen grafik batang horizontal untuk mewakili inisiatif tingkat tinggi dari waktu ke waktu.

Namun, gantt chart memiliki banyak fungsi selain roadmap proyek. Diagram ini memudahkan untuk memvisualisasikan hubungan dan ketergantungan antar tugas. Diagram ini juga memberikan wawasan sekilas tentang bagaimana bagian-bagian proyek saling terkait, serta milestones penting yang akan datang.

Bahkan jika Anda berencana membangun roadmap proyek sebagai gantt chart, pastikan Anda memilih tools yang menawarkan berbagai cara untuk memvisualisasikan pekerjaan dan kemampuan untuk dengan mudah beralih antara visualisasi—bukan hanya sebagai timeline, tetapi juga sebagai papan Kanban, daftar tugas, dan kalender. Dengan cara ini, tidak hanya Anda dapat membuat roadmap proyek yang efektif, tetapi juga para pemangku kepentingan Anda dapat melihat pekerjaan dalam tampilan yang paling cocok untuk mereka.

Mengapa Anda Membutuhkan Roadmap Proyek?

Jika Anda belum pernah membuat roadmap proyek sebelumnya, Anda mungkin bertanya: Apakah ini benar-benar diperlukan? Meskipun tidak setiap proyek membutuhkan roadmap proyek, jika pekerjaan Anda terikat waktu, roadmap proyek adalah cara terbaik untuk mengkomunikasikan tujuan tingkat tinggi kepada pemangku kepentingan. Ada tiga manfaat utama membuat roadmap proyek sebelum pertemuan pembukaan (kickoff meeting):

1. Menguraikan Tujuan Proyek dengan Jelas

Tujuan utama roadmap proyek adalah menetapkan tujuan proyek Anda sebelum Anda menjadwalkan pertemuan pembukaan dan membuat rencana proyek. Roadmap Anda harus memberikan gambaran di mana posisi Anda saat ini dan ke mana Anda ingin pergi. Meskipun tidak akan memiliki terlalu banyak detail tentang cara mencapainya, menetapkan tujuan proyek ini sejak awal dapat membantu Anda mendapatkan kejelasan dan mencapai sasaran Anda.

Sebagai contoh, bayangkan Anda membuat roadmap proyek untuk kalender konten media sosial Anda. Anda tahu di mana posisi Anda saat ini—seperti jumlah pengikut saat ini, tingkat engagement audiens—dan roadmap proyek Anda membantu menentukan ke mana Anda ingin pergi dan kapan. Mungkin Anda ingin menggandakan jumlah pengikut Instagram dalam enam bulan ke depan. Atau mungkin Anda ingin meningkatkan tingkat engagement hingga dua kali lipat dalam setahun. Apa pun rencananya, roadmap proyek dapat membantu Anda dan pemangku kepentingan melihat gambaran besar.

2. Mendapatkan Dukungan Awal terhadap Hasil Akhir Proyek

Sebagai bagian dari membuat roadmap proyek, Anda sedang menetapkan hasil akhir yang penting untuk proyek ini. Menetapkan hasil tersebut sebelum pertemuan pembukaan dapat membantu Anda mengetahui siapa yang harus diundang ke pertemuan, memberikan gambaran proyek yang lebih baik kepada pemangku kepentingan, dan—akhirnya—mendapatkan dukungan.

Sebagai contoh, katakanlah Anda membuat roadmap proyek untuk proyek pelacakan feedback pelanggan. Roadmap Anda memberikan gambaran umum, menjelaskan bagaimana proses pelacakan feedback pelanggan saat ini berjalan, dan bagaimana proyek Anda akan meningkatkannya selama perjalanan proyek. Namun, roadmap proyek Anda juga membantu Anda memperjelas hasil akhir proyek yang Anda harapkan di akhir. Mungkin Anda sedang berupaya membuat repositori semua feedback pelanggan yang dapat diurutkan dan dicari. Atau mungkin Anda ingin mengumpulkan setidaknya 100 feedback pelanggan pada akhir tahun fiskal. Menetapkan hasil akhir dengan jelas adalah kunci.

3. Mengelola Ekspektasi Pemangku Kepentingan Sejak Awal

Pada akhirnya, Anda membuat roadmap proyek untuk berbagi informasi penting yang perlu diketahui pemangku kepentingan, dan mendapatkan dukungan untuk hasil akhir, milestones, dan jadwal proyek Anda. Dengan memiliki semua informasi ini pada pertemuan pembukaan awal, pemangku kepentingan proyek Anda akan mendapatkan gambaran tingkat tinggi tentang ruang lingkup dan jangka waktu proyek.

Sebagai contoh, bayangkan Anda membuat roadmap proyek untuk kampanye pemasaran yang baru. Selama pertemuan pembukaan, pemangku kepentingan yang lintas fungsi mungkin memiliki ide sendiri tentang arah proyek dan hasil akhir yang mereka harapkan. Tetapi alih-alih memimpin pertemuan pembukaan yang bersifat brainstorming, Anda memberikan rencana jelas tentang milestones penting dan tujuan proyek. Dengan begitu, Anda mengelola ekspektasi pemangku kepentingan sejak awal dan memastikan proyek Anda akan sesukses mungkin.

Cara Membuat Roadmap Proyek dalam 5 Langkah

Untuk membangun roadmap proyek yang efektif, Anda memerlukan cara untuk memvisualisasikan timeline proyek, deliverables, dan jadwal. Elemen-elemen ini digabungkan untuk membentuk roadmap proyek—sebuah gambaran tingkat tinggi yang menguraikan apa yang terjadi, kapan terjadi, dan inisiatif apa yang melibatkan kolaborator serta pemangku kepentingan proyek.

Langkah 1: Jadwal Proyek

Dimulai dengan jadwal proyek adalah langkah kunci, karena ini menjadi fondasi bagi seluruh roadmap. Tentukan tanggal mulai dan selesai proyek Anda. Langkah ini melibatkan perencanaan fase-fase utama proyek dan memastikan Anda memiliki timeline realistis untuk semua milestone dan deliverables proyek.

Pertimbangkan menggunakan Gantt chart atau alat perencanaan serupa untuk menggambarkan timeline ini dengan jelas. Representasi visual ini membantu mengidentifikasi potensi konfliknya jadwal dan memastikan setiap anggota tim memahami timeline proyek.

Langkah 2: Tentukan Deliverables dan Milestone

Penting untuk mengidentifikasi deliverables yang akan dihasilkan proyek Anda.

• Deliverables adalah hasil atau produk nyata yang akan dihasilkan dari proyek.
• Milestone adalah checkpoints atau peristiwa penting sepanjang siklus proyek.

Langkah ini mengharuskan Anda untuk membuat daftar semua deliverables yang diharapkan dan mengidentifikasi milestone penting, termasuk due dates tertentu. Untuk memastikan pemahaman dan kesepakatan antara pemangku kepentingan dan tim proyek, penting untuk sedetail mungkin.

Langkah 3: Hubungkan Ketergantungan Tugas (Dependencies)

Ketergantungan tugas adalah tugas-tugas yang perlu diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai. Langkah ini melibatkan identifikasi dan dokumentasi ketergantungan antar tugas.

Untuk menjadwalkan pekerjaan secara logis dan memastikan bahwa tugas prasyarat selesai sebelum tugas yang bergantung dimulai, penting untuk memahami ketergantungan ini. Kejelasan ini membantu mencegah hambatan dan mengoptimalkan alur kerja di seluruh timeline proyek.

Langkah 4: Jelaskan Risiko yang Mungkin Terjadi

Mengidentifikasi risiko dan hambatan potensial sejak dini dalam proses perencanaan proyek sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Langkah ini melibatkan pengenalan faktor-faktor yang dapat menyebabkan penundaan atau kegagalan proyek dan pengembangan rencana kontingensi untuk mengatasinya.

Pendekatan ini lebih mengutamakan tindakan proaktif daripada reaktif terhadap tantangan yang mungkin muncul. Pertimbangkan untuk melakukan sesi penilaian risiko dengan tim proyek Anda untuk memikirkan risiko potensial dan strategi mitigasinya.

Langkah 5: Libatkan Pemangku Kepentingan Proyek

Membagikan roadmap proyek Anda kepada pemangku kepentingan kunci adalah langkah terakhir untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan mereka. Ini melibatkan presentasi roadmap kepada pemangku kepentingan dan menjelaskan elemen-elemen kunci seperti jadwal proyek, deliverables, milestone, ketergantungan, dan risiko.

Ini adalah kesempatan untuk mendapatkan masukan, melakukan penyesuaian yang diperlukan, dan memastikan semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang visi dan tujuan proyek. Melibatkan pemangku kepentingan sejak awal dan secara berkala membantu menyelaraskan harapan dan mendapatkan sumber daya serta dukungan yang diperlukan untuk proyek.

Tips untuk Mengimplementasikan Roadmap Proyek yang Efektif

Menciptakan roadmap proyek seringkali terasa seperti menavigasi jalur yang belum terpetakan, terutama ketika efisiensi dan produktivitas tim dipertaruhkan. Tantangan umum yang sering dihadapi oleh banyak tim adalah kecenderungan untuk membuat roadmap yang terlalu rumit atau tidak selaras dengan tujuan nyata proyek.

Berikut adalah tips praktis untuk menyelaraskan roadmap dengan tujuan tim:

1. Pahami Tujuan Proyek Anda
   Pastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan proyek sebelum mulai membuat roadmap. Pemahaman ini memastikan roadmap proyek Anda berfungsi sebagai panduan untuk menyelaraskan setiap tugas dan milestone dengan tujuan strategis yang lebih besar.
2. Libatkan Anggota Tim dan Pemangku Kepentingan dalam Proses Perencanaan
   Kolaborasi dalam perencanaan roadmap memastikan realisme dan ketercapaian roadmap tersebut. Ini juga memanfaatkan wawasan dan keahlian tim untuk hasil yang lebih baik.
3. Utamakan Fleksibilitas
   Sebuah roadmap yang baik harus dapat beradaptasi dengan perubahan tak terduga, hambatan, atau tantangan lainnya.
4. Tinjau dan Perbarui Roadmap Secara Berkala
   Roadmap proyek bukan alat yang statis; alat ini memerlukan tinjauan dan pembaruan rutin agar sesuai dengan status dan tujuan proyek yang terkini.
5. Gunakan Software Manajemen Proyek
   Perangkat lunak manajemen proyek dapat secara signifikan menyederhanakan proses pembuatan dan pemeliharaan roadmap proyek. Contoh: Jira, Asana, dll.

Apakah Setiap Proyek Membutuhkan Roadmap?

Tidak semua proyek memerlukan roadmap. Misalnya, jika proyek Anda memiliki cakupan (scope) kecil—seperti kalender konten blog untuk bulan depan atau inisiatif perbaikan bug prioritas rendah—membuat roadmap mungkin berlebihan. Namun, Anda tetap perlu memeriksa secara berkala dengan pemangku kepentingan proyek dan memastikan informasi proyek terkumpul di satu tempat sebagai sumber referensi utama.

Wujudkan kesuksesan proyek Anda bersama NEXT-IT, mitra terpercaya dalam layanan project management berkualitas! Dengan tim profesional yang kompeten dan berpengalaman, kami menghadirkan pengelolaan proyek yang terstruktur, efisien, dan aman hingga mencapai hasil yang memuaskan. Setiap langkah kami rancang untuk memastikan proyek Anda selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan melampaui ekspektasi. Percayakan kendali proyek Anda kepada NEXT-IT dan rasakan perbedaannya. Hubungi kami hari ini untuk solusi project management terbaik!