Panduan Cepat: 8 Langkah untuk Menentukan Cakupan Proyek

Dalam hal manajemen proyek, Anda tidak ingin menetapkan target yang terlalu besar atau terlalu kecil. Sebaliknya, Anda ingin ukuran proyek Anda tepat–cukup besar untuk mencakup semua hasil proyek, tetapi cukup kecil agar menjadi tujuan yang dapat dicapai.

Cara untuk melakukannya adalah dengan menentukan cakupan proyek Anda. Menentukan cakupan proyek akan membantu Anda mencapai hasil proyek tepat waktu dan sesuai anggaran—tanpa membebani tim Anda. Dalam artikel ini, kami akan membahas semua hal yang perlu Anda ketahui untuk menentukan dan mengelola cakupan proyek Anda.

Apa Itu Ruang Lingkup Proyek?

Ruang lingkup atau cakupan proyek adalah cara untuk menetapkan batasan pada proyek Anda dan menentukan dengan tepat sasaran, tenggat waktu, dan hasil proyek yang akan Anda capai. Dengan memperjelas cakupan proyek, Anda dapat memastikan bahwa Anda mencapai sasaran dan tujuan proyek tanpa penundaan atau beban kerja berlebih.

Menentukan cakupan proyek bukanlah pekerjaan satu orang. Sebaliknya, Anda harus bekerja sama dengan stakeholders proyek yang penting dan memastikan bahwa Anda semua memiliki pemahaman yang sama. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan peluncuran dan pemasaran produk, Anda ingin memastikan bahwa Anda bekerja sama dengan pemangku kepentingan di tim yang relevan di perusahaan Anda, seperti tim produk, tim desain, dan tim konten. Tergantung pada seberapa rumit proyek Anda, Anda mungkin juga ingin menentukan proses kontrol perubahan—kita akan membahas cara melakukannya nanti.

Apa Itu Pernyataan Ruang Lingkup Proyek?

Pernyataan cakupan proyek hanyalah dokumen tertulis tentang cakupan proyek Anda. Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, pernyataan cakupan dapat menjadi bagian dari rencana proyek Anda, atau dapat menjadi dokumen yang berdiri sendiri. Selain itu, jika Anda bekerja dengan tim atau agensi eksternal, Anda dapat mengubah pernyataan cakupan proyek menjadi Statement of Work (SOW) untuk memperkuat perjanjian antara Anda dan vendor.

Apa Itu Scope Creep?

Scope creep adalah suatu keadaan ketika hasil akhir proyek melampaui lingkup proyek. Misalnya, bayangkan Anda sedang mengerjakan peluncuran produk, tetapi Anda belum menyusun pernyataan lingkup proyek. Di tengah-tengah proyek, seorang stakeholder menambahkan siaran pers ke hasil akhir proyek. Beberapa hari kemudian, stakeholder yang berbeda menambahkan posting blog tentang produk baru. Pekerjaan tambahan yang tidak diharapkan atau dipersiapkan oleh tim proyek Anda ini dapat menyebabkan stres yang tidak perlu atau bahkan penundaan pada hasil akhir proyek Anda.

Bila proyek Anda mengalami scope creep, Anda akhirnya mengerjakan tugas yang tidak Anda perkirakan di awal proyek. Hal ini dapat menyebabkan penundaan proyek, kelebihan pekerjaan, atau hasil akhir berkualitas rendah.

Cara terbaik untuk mencegah scope creep adalah dengan membuat pernyataan cakupan proyek yang solid dan membagikannya dengan para stakeholders yang relevan sedini mungkin dalam prosesnya. Dengan begitu, semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh proyek Anda.

Baca: 7 Penyebab Umum Terjadinya Scope Creep dan Cara Menghindarinya

Pentingnya Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek Anda Sejak Awal

Menentukan cakupan proyek merupakan elemen kunci dari perencanaan proyek. Tanpa pernyataan cakupan yang jelas, proyek Anda dapat berubah dan berkembang melebihi kemampuan tim Anda untuk menyelesaikannya, yang menyebabkan penundaan atau kelelahan. Cakupan proyek membantu Anda membayangkan seluruh lifecycle proyek dan memastikan tujuan akhir dapat dicapai. Secara khusus, menentukan cakupan proyek memungkinkan Anda untuk:

• Memastikan semua stakeholders memiliki pemahaman yang jelas tentang batasan proyek
• Mengelola ekspektasi stakeholders dan mendapat dukungan
• Mengurangi risiko proyek
• Merencanakan anggaran dan sumber daya dengan tepat
• Menyesuaikan proyek anda dengan utamanya
• Mencegah scope creep
• Menetapkan proses untuk change requests (untuk proyek yang kompleks)

8 Langkah Untuk Menentukan Cakupan Proyek Anda

1. Mulailah Dengan Tujuan Proyek

Sebelum Anda dapat menentukan cakupan proyek, Anda perlu terlebih dahulu menguraikan tujuan proyek. Tujuan proyek adalah aset yang Anda rencanakan untuk diberikan pada akhir proyek. Cakupan proyek, pada akhirnya, akan membantu Anda mencapainya—tetapi pertama-tama Anda perlu mengetahui di mana “tujuan” itu.

2. Buatlah Rencana Sumber Daya

Selain tujuan proyek, Anda juga perlu mengetahui sumber daya apa saja yang akan tersedia untuk Anda. Dalam manajemen proyek, sumber daya dapat berupa apa saja, mulai dari anggaran proyek hingga bandwidth tim. Rencana manajemen sumber daya akan menguraikan sumber daya apa saja yang Anda miliki untuk proyek ini—dan bagaimana sumber daya tersebut akan digunakan.

Rencanakan untuk menentukan rencana pengelolaan sumber daya sebelum membuat cakupan proyek. Dengan demikian, Anda akan tahu persis sumber daya apa saja yang tersedia saat menyusun pernyataan cakupan proyek, dan Anda dapat menyesuaikan cakupan proyek berdasarkan ketersediaan tersebut.

3. Kumpulkan Persyaratan Tambahan Apa Pun

Ada elemen penting lainnya dari perencanaan proyek awal. Namun saat ini, Anda harus fokus pada hal lain yang mungkin memengaruhi cakupan proyek Anda. Ingat, cakupan proyek adalah cara Anda mendokumentasikan batasan proyek, dan apa saja tujuan utama, anggaran, sumber daya, dan hasil akhir Anda. Jika ada hal lain yang mungkin memengaruhi hal-hal tersebut—seperti jadwal proyek Anda, misalnya—kumpulkan sekarang.

4. Buat Draft Pernyataan Cakupan Proyek Anda

Sekarang saatnya untuk memasukkan semua hasil penelitian yang telah Anda susun ke dalam satu tempat, yakni pernyataan cakupan proyek. Pernyataan cakupan proyek Anda harus menjelaskan apa yang akan dan tidak akan Anda lakukan, dan alasannya.

Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, pernyataan cakupan proyek dapat berupa daftar poin-poin, paragraf yang lebih panjang, atau SOW yang lengkap. Tidak peduli seberapa panjang, pernyataan cakupan proyek harus menguraikan apa saja tujuan proyek Anda dan menunjukkan apa saja yang akan dan tidak akan dicakup oleh proyek Anda.

Jika Anda memerlukan bantuan dalam mendefinisikan ruang lingkup, mulailah dengan menjawab pertanyaan berikut:

• Mengapa kita mengerjakan proyek ini? Apa tujuan akhir dan hasil yang ingin kita capai?
• Apa saja batasan yang kita miliki? Berapa banyak anggaran, jumlah karyawan, dan sumber daya yang tersedia? Anggota tim mana yang akan mengerjakan ini?
• Kapan hasil kerja kita harus diserahkan? Berapa lama waktu yang harus kita capai?
• Apa yang berada di luar cakupan?

Contoh Pernyataan Ruang Lingkup Proyek

Misalnya, Anda sedang membangun kembali situs web perusahaan Anda. Berikut ini adalah cakupan proyeknya:

Tujuan proyek:  Mentransfer backend situs web ke platform CMS untuk meningkatkan kecepatan dan fleksibilitas halaman.

Sumber daya:

• Tim web (3 orang), 30 jam kerja seminggu selama 6 minggu
• Engineering manager (1 orang), 10 jam kerja seminggu selama 6 minggu
• Rp 70,000,000 untuk CMS

Hasil yang diharapkan:

• Pelatihan untuk semua content writer pada akhir Mei 2024
• Seluruh situs web pada CMS baru pada Juni 2024

Roadmap dan timeline:

• 26 Mei: Mulai menentukan cakupan CMS
• 10 Juni: Tinjauan TI & Legal
• 17 Juni –3 Juni: Transfer tim web
• 31 Juni: Pelatihan content writer
• 4 Juli: CMS sudah aktif

Di luar cakupan:

• Halaman web yang dapat disesuaikan pada CMS baru

5. Dapatkan Dukungan dan Persetujuan dari Stakeholders Utama

Sebelum menandatangani pernyataan cakupan proyek, pastikan Anda mendapatkan persetujuan dari stakeholders proyek. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengubah keadaan, memikirkan kembali tujuan proyek, dan memutuskan apa yang menjadi bagian dari proyek dan apa yang tidak. Setelah proyek berjalan, akan lebih sulit untuk mengubah elemen apa pun dari pernyataan cakupan proyek, jadi komunikasikan cakupan dengan baik kepada stakeholders yang penting.

Baca: Apa itu analisis pemangku kepentingan proyek dan mengapa itu penting?

6. Terapkan Proses Pengendalian Perubahan Jika Diperlukan

Jika Anda memiliki banyak stakeholders, atau jika Anda mengelola inisiatif yang kompleks, mungkin ada baiknya juga menerapkan proses pengendalian perubahan. Dengan proyek yang besar atau kompleks, beberapa hal pasti harus diubah. Mungkin jadwal Anda terlalu optimis, atau umpan balik dari pelanggan baru masuk dan Anda harus mengubah beberapa hasil penting. Anda tidak ingin jika proyek Anda tidak memungkinkan untuk diubah, tetapi Anda juga tidak ingin siapa pun dapat membuat perubahan sesuka hati, karena hal itu dapat menyebabkan scope creep.

Proses perubahan adalah serangkaian proses yang ditetapkan yang harus dilalui oleh para stakeholders sebelum perubahan mereka disetujui. Untuk membuat proses kontrol perubahan, buatlah cara bagi tim proyek dan pemangku kepentingan Anda untuk mengajukan permintaan perubahan—misalnya, melalui formulir penerimaan terpusat. Kemudian, serangkaian stakeholders penting yang telah dipilih sebelumnya harus meninjau perubahan tersebut dan melihat apakah permintaan perubahan tersebut cukup penting untuk ditambahkan. Jika ya, lihat apakah Anda dapat menurunkan prioritas beberapa pekerjaan yang Anda rencanakan untuk dilakukan, untuk menghindari scope creep.

7. Bagikan Pernyataan Cakupan Proyek Anda Dengan Tim

Para stakeholders Anda telah melihat dan menyetujui cakupan proyek Anda—langkah berikutnya adalah membagikannya dengan tim proyek Anda. Pastikan tim Anda memiliki akses terpadu untuk semua pekerjaan Anda, seperti tools untuk manajemen proyek.

8. Periksa Kembali Pernyataan Ruang Lingkup Proyek Anda Selama Proyek Berlangsung

Ada baiknya untuk merujuk dokumen cakupan proyek Anda secara berkala guna memastikan Anda berada di jalur yang benar dan tidak berisiko terjadi scope creep. Jika ada yang memperkenalkan elemen baru ke proyek yang belum melalui proses kontrol perubahan Anda, rujuk mereka ke pernyataan cakupan proyek dan dorong mereka untuk mengajukan ide mereka sebagai permintaan atau tindak lanjut cepat.

Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!