7 Risiko Umum Proyek dan Cara Mencegahnya

Sebagai seorang project manager, mengetahui potensi masalah selama proyek dapat membantu Anda mempersiapkan anggota tim untuk sukses. Misalnya, bagaimana jika pemangku kepentingan proyek mengusulkan aplikasi baru dan Anda tidak memperhitungkan waktu serta sumber daya yang dibutuhkan untuk membuatnya? Ketika aplikasi tersebut masuk ke tim pengembangan, proyek berisiko gagal bahkan sebelum dimulai.

Dengan mengetahui risiko potensial untuk setiap proyek, Anda dapat menetapkan tujuan proyek yang realistis dan menjaga tim tetap fokus. Dalam panduan di bawah ini, kami akan menjelaskan 7 risiko proyek yang paling umum yang mungkin Anda temui.

1. Perubahan Ruang Lingkup (Scope Creep)

Perubahan ruang lingkup, atau yang dikenal sebagai scope creep, terjadi ketika tujuan awal proyek tidak didefinisikan dengan baik. Penting untuk mengkomunikasikan rencana proyek kepada pemangku kepentingan sejak awal dan tetap konsisten dengan parameter tersebut. Jika Anda tidak mengkomunikasikan ruang lingkup proyek secara efektif, pemangku kepentingan mungkin mencoba mengubah persyaratan di tengah proyek.

Cara mengatasi scope creep: Membuat parameter proyek yang jelas sejak awal akan memperkuat ruang lingkup proyek Anda. Sepakat atas ruang lingkup proyek dan mengkomunikasikan visi tersebut kepada pemangku kepentingan sejak awal akan mengurangi kemungkinan scope creep. Menjadwalkan pemeriksaan progress secara berkala juga dapat memastikan proyek tetap sesuai dengan ruang lingkup awal.

2. Kinerja yang Rendah (Low Performance)

Low Performance terjadi ketika proyek tidak berjalan sebaik yang diharapkan. Meskipun Anda mungkin tidak selalu dapat mengidentifikasi penyebab rendahnya kinerja, Anda dapat mengidentifikasi risiko proyek yang dapat menyebabkannya dan mencari cara untuk mencegah risiko tersebut. Contohnya termasuk keterbatasan waktu dan miskomunikasi antar anggota tim.

Cara mengatasi Low Performance: Mengantisipasi hal ini sejak awal dalam proses perencanaan dapat membantu Anda mempersiapkannya. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda mengikuti proses secara real-time, merencanakan proyek secara menyeluruh, dan menekankan komunikasi terbuka antar anggota tim.

3. Biaya yang Tinggi (High Cost)

Hal ini terjadi ketika proyek melebihi anggaran yang ditetapkan. Risiko ini dapat muncul karena anggaran yang tidak realistis atau kurangnya perencanaan anggaran yang rinci pada tahap awal proyek. Sebagai contoh, Anda mungkin merasa yakin bahwa proyek akan selesai di bawah anggaran. Namun, membuat daftar rinci setiap elemen proyek dan biayanya dapat membantu Anda mengantisipasi kebutuhan proyek.

Cara mengatasi High Cost: Untuk mengurangi risiko ini, perkirakan setiap elemen proyek dengan akurat dan patuhi anggaran dengan ketat. Cara terbaik untuk tetap berpegang pada anggaran adalah dengan membuat template rencana proyek yang mencakup target hasil, ruang lingkup, dan jadwal. Ketika proyek mulai berjalan, pertimbangkan untuk menjadwalkan pemeriksaan berkala untuk meninjau anggaran dan perkembangannya.

4. Keterbatasan Waktu (Time Crunch) 

Dikenal juga sebagai risiko jadwal proyek, adalah risiko bahwa tugas-tugas dalam proyek akan memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Penundaan jadwal bisa berdampak pada hal-hal lain seperti anggaran, tanggal pengiriman, atau kinerja keseluruhan. Ini adalah risiko umum yang mungkin Anda temui sebagai project manager, terutama saat Anda tidak menangani langsung setiap aspek yang bergerak dalam proyek.

Cara mengatasi Time Crunch: Untuk mengatasi risiko waktu, aturan praktisnya adalah melebih-lebihkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas pada tahap perencanaan dan menambahkan waktu kontingensi. Dengan begitu, Anda akan memiliki kelonggaran waktu untuk penjadwalan ke depan. Anda juga dapat membuat jadwal proyek menggunakan Diagram Timeline atau Gantt. Memiliki kejelasan tentang pekerjaan, ketergantungan antar tugas, dan potensi penundaan akan membantu project manager menyesuaikan jadwal secara dinamis saat risiko waktu muncul.

5. Keterbatasan Sumber Daya

Hal ini terjadi jika Anda tidak memiliki cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya ini mungkin termasuk waktu, keterampilan, uang, atau alat. Sebagai project manager, Anda bertanggung jawab untuk pengadaan sumber daya bagi tim dan berkomunikasi dengan tim tentang status sumber daya. Alokasi sumber daya harus dilakukan pada tahap awal perencanaan proyek, biasanya 1-2 bulan sebelum eksekusi proyek, tergantung pada ukuran proyek.

Cara mengatasi keterbatasan sumber daya: Cara terbaik untuk mengatasi risiko sumber daya adalah dengan membuat rencana alokasi sumber daya. Rencana alokasi sumber daya memungkinkan penggunaan sumber daya tim secara optimal sambil memaksimalkan dampak sumber daya dan mendukung tujuan tim. Saat Anda mengetahui sumber daya yang dibutuhkan sejak awal, Anda meminimalkan kemungkinan kekurangan sumber daya nantinya.

6. Perubahan Operasional 

Hal ini melibatkan perubahan dalam proses perusahaan atau tim, seperti pergeseran peran tim yang tidak terduga, perubahan dalam manajemen, atau proses baru yang harus diadaptasi oleh tim Anda. Hal ini dapat menciptakan gangguan, memerlukan penyesuaian dalam alur kerja, dan berdampak pada jadwal proyek.

Cara mengatasi masalah operasional: Anda mungkin tidak dapat memprediksi atau mencegah semua risiko operasional, tetapi jika Anda mengetahui pergeseran tim atau perubahan proses yang akan datang, Anda dapat mengurangi dampak transisi. Pastikan tim Anda siap untuk perubahan tersebut dan memiliki waktu untuk menyesuaikan diri melalui rapat tim, alat penjadwalan, atau pelatihan tambahan.

7. Kurangnya Kejelasan (Lack of Clarity)

Kurangnya kejelasan dapat berupa miskomunikasi dari pemangku kepentingan, ruang lingkup proyek yang samar, atau tenggat waktu yang tidak jelas. Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya visibilitas karena pekerjaan yang terisolasi, melebihi anggaran, tertinggal dari tenggat waktu proyek, berubahnya persyaratan proyek, mengarahkan proyek ke arah yang berbeda, atau hasil proyek yang mengecewakan.

Cara mengatasi kurangnya kejelasan: Saat merencanakan proyek Anda, periksa dan ulangi persyaratan untuk memastikan semuanya sudah tepat. Apakah semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang sama? Apakah pengembang siap untuk fase berikutnya? Apakah ruang lingkup proyek jelas? Penting juga untuk memastikan informasi proyek dapat diakses oleh semua orang. Dengan menyimpan informasi di satu alat pusat, Anda dapat memastikan bahwa semua orang tetap diperbarui seiring perkembangan proyek.

Cara Menggunakan Manajemen Risiko untuk Mempersiapkan Tim Anda

Manajemen risiko melibatkan identifikasi kategori risiko yang paling mungkin memengaruhi proyek Anda dan membuat rencana untuk mengurangi risiko tersebut.

Alat manajemen proyek membuat manajemen risiko menjadi lebih mudah karena memungkinkan Anda mengatur proyek dari awal hingga selesai. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk berkolaborasi antar tim, yang akan mengurangi kemungkinan terjadinya risiko umum.

Dengan mengikuti empat langkah berikut, Anda dapat mengantisipasi risiko dan menjaga kelancaran proyek Anda.

1. Identifikasi Risiko 

Langkah pertama dalam proses analisis risiko adalah mengidentifikasi risiko yang menurut Anda dapat memengaruhi proyek Anda. Kami telah menyebutkan tujuh kejadian risiko paling umum di atas, tetapi risiko proyek lainnya dapat mencakup kegagalan kontraktor, kejadian tak terduga, masalah transfer data, perubahan prioritas, risiko hukum, risiko pasar, dan penundaan proyek.

Ajukan pertanyaan berikut untuk memulai proses identifikasi risiko:

• Seberapa besar kemungkinan terjadinya risiko ini?
• Apa dampak dan tingkat keparahan jika risiko terjadi?
• Apa rencana respons terhadap risiko kami?
• Berdasarkan kemungkinan dan dampak, bagaimana tingkat prioritasnya?
• Siapa yang bertanggung jawab atas risiko ini?

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, lanjutkan proses manajemen risiko melalui prioritas risiko, solusi yang dapat diterapkan, dan pemantauan rutin.

2. Tentukan Kemungkinan dan Dampaknya 

Anda dapat menyaring daftar risiko dengan menentukan risiko mana yang paling mungkin terjadi. Menyusun risiko berdasarkan urutan kemungkinan terjadinya akan memberikan Anda gambaran yang lebih jelas tentang risiko mana yang perlu diprioritaskan saat menyiapkan rencana tindakan.

Selain kemungkinan terjadinya, penilaian dampak bisnis dari setiap risiko juga penting. Anda sebaiknya merencanakan lebih hati-hati untuk risiko yang berpotensi berdampak signifikan pada bisnis.

3. Temukan Solusi untuk Setiap Risiko 

Tujuan dari penilaian risiko adalah menciptakan rencana aksi tentang bagaimana tim Anda akan menghadapi setiap risiko. Mengurutkan risiko berdasarkan kemungkinan dan dampak bisnis akan memberi Anda titik awal untuk menemukan solusi. Melakukan penilaian risiko akan membuat proyek Anda lebih sukses karena Anda dapat mencegah risiko di sepanjang jalan.

Anda dapat bertemu dengan pemangku kepentingan proyek terkait untuk secara proaktif mengidentifikasi solusi yang masuk akal untuk risiko proyek yang mungkin menjadi perhatian mereka. Tinjau pelajaran dari proyek-proyek sebelumnya untuk menilai bagaimana risiko ditangani.

4. Pantau Penilaian Risiko Anda Secara Teratur 

Setelah Anda menyusun penilaian risiko, penting untuk memantaunya secara teratur karena situasi dapat berubah. Kemungkinan risiko dapat bergeser begitu pula dampak bisnisnya.

Risiko baru juga mungkin muncul, atau risiko yang sebelumnya mungkin terjadi menjadi kurang mungkin terjadi. Memantau penilaian risiko secara teratur akan membuat Anda merasa sangat siap menghadapi kejadian yang tidak pasti.

Alat Manajemen Risiko Proyek

Alat yang tepat dapat mempermudah proses penilaian risiko karena memungkinkan Anda untuk menganalisis dan memprioritaskan risiko. Dengan pelacakan real-time dan informasi yang dibagikan di satu tempat, semua anggota tim Anda dapat mengakses materi proyek secara instan dan Anda dapat memantau kemajuan tim.

Alat manajemen proyek juga dapat membantu tim Anda mengembangkan keterampilan perencanaan proyek yang kuat. Memahami proses dan fase manajemen proyek dapat membantu mencegah risiko sebelum terjadi.

Risk Register 

Risk register adalah alat utama untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko. Risk register harus mencakup kemungkinan setiap risiko, dampaknya terhadap bisnis, bagaimana Anda berencana untuk mencegah risiko, rencana tanggapan jika risiko terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan.

Setelah menyelesaikan risk register, Anda akan memiliki dokumen hidup yang dapat digunakan saat menjalankan proyek. Anda dapat merujuk informasi ini saat menghadapi risiko dan menggunakannya untuk mengurangi kerusakan jangka panjang.

Analisis SWOT 

SWOT merupakan singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman). Analisis SWOT melampaui identifikasi risiko proyek karena juga mengidentifikasi poin-poin kuat dalam proyek Anda. Anda dapat menggunakan kekuatan proyek Anda untuk menonjol di antara pesaing.

Untuk menyelesaikan analisis SWOT, telusuri setiap huruf dalam akronim tersebut dan ajukan pertanyaan seperti yang ada di bawah ini untuk menemukan cara baru meningkatkan proyek dan mempersiapkan tim Anda.

• Strength: Apa yang dapat kita lakukan dengan baik?
• Weakness: Apa yang dapat diperbaiki?
• Opportunity: Apa tujuan kita untuk tahun ini?
• Threat: Apa yang membut pesaing lebih unggul dari kita?

Setelah membuat analisis SWOT, Anda dapat merasa lebih yakin melanjutkan proyek karena Anda akan lebih memahami posisi Anda dibandingkan dengan pesaing. Anda juga akan mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, yang dapat membantu Anda meningkatkan proyek di masa depan dan mengurangi risiko.

Brainstorming 

Brainstorming adalah cara yang efektif untuk menghasilkan ide, tetapi sering kali efektivitasnya kurang diperhatikan. Ketika Anda memiliki tim dengan berbagai perspektif, brainstorming adalah cara yang bagus untuk memicu kreativitas dan menilai risiko.

Brainstorming sering menjadi langkah pertama dalam membuat risk register karena untuk mengidentifikasi risiko, Anda harus memulainya dari suatu tempat. Mempelajari teknik brainstorming baru dapat membantu tim Anda mengidentifikasi risiko, menjaga ketangkasan tim, dan mungkin mencegah risiko terjadi.

Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!