6 Langkah Untuk Pengumpulan Persyaratan Proyek Agar Berhasil

Pengumpulan requirements mungkin tampak mudah dipahami, tetapi hal ini jarang mendapat perhatian penuh sebagaimana mestinya. Seperti melakukan peregangan sebelum berolahraga atau menggosok gigi sebelum tidur, ini adalah tugas sederhana yang sering kali terabaikan. 

Tetapi konsekuensi dari mengabaikan hal-hal yang tampaknya mudah itu dapat mengakibatkan cedera, gigi berlubang, atau, dalam kasus manajemen proyek, risiko proyek. 

Dalam bagian ini, kami akan menguraikan proses pengumpulan requirements dan menjelaskan bagaimana meluangkan waktu untuk fokus pada pengumpulan requirements dapat menghasilkan hasil proyek yang sukses.

Apa yang dimaksud dengan requirements gathering dalam manajemen proyek?

Requirements gathering (Pengumpulan persyaratan) adalah proses mengidentifikasi requirements pasti proyek Anda dari awal hingga akhir. Proses ini terjadi selama fase inisiasi proyek, tetapi Anda akan terus mengelola requirements proyek Anda di sepanjang timeline proyek. 

Pengumpulan requirements biasanya terjadi selama pengarahan proyek atau rapat awal. Beberapa pertanyaan termasuk:

• Berapa lama jadwal proyek kita?
• Siapa saja yang akan terlibat dalam proyek ini?
• Resiko apa yang mungkin kita hadapi dalam proyek ini?

Pengumpulan requirements seharusnya tidak rumit, tetapi merupakan komponen penting dari proses inisiasi proyek.

6 Langkah Untuk Pengumpulan Persyaratan Proyek

Untuk mengumpulkan requirements Anda, gunakan proses enam langkah berikut. Setelah selesai, Anda akan memiliki dokumen requirements komprehensif yang menguraikan sumber daya yang Anda butuhkan untuk maju melalui fase-fase proyek.

Langkah 1: Tetapkan peran (Role)

Langkah pertama dalam pengumpulan requirements adalah menetapkan peran dalam proyek Anda. Ini dilakukan saat Anda mengidentifikasi stakeholders proyek Anda.

Stakeholders adalah siapa pun yang berinvestasi dalam proyek, baik mitra internal maupun eksternal. Misalnya, pelanggan adalah stakeholders eksternal, sedangkan manajer departemen atau anggota dewan adalah stakeholders internal. Mengidentifikasi peran-peran ini terlebih dahulu akan membantu Anda menentukan siapa yang harus menganalisis cakupan proyek (scope) Anda nanti. 

Peran lainnya meliputi project manager, project administrator, desainer, penguji produk, dan pengembang. Orang-orang ini dapat membantu Anda mengidentifikasi requirements dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai sasaran proyek Anda. 

Meskipun Anda mungkin tergoda untuk langsung terjun ke proyek dan mulai membuat daftar semua hal yang Anda tahu akan Anda perlukan, ini bisa jadi kesalahan. Pelan-pelan saja dan patuhi prosesnya, maka Anda akan memiliki peluang lebih baik untuk mencegah risiko proyek. 

Langkah 2: Bertemu dengan para stakeholders

Setelah Anda mengidentifikasi stakeholders proyek, temui mereka untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang mereka harapkan dari proyek tersebut. Memahami apa yang diinginkan stakeholders sangat penting karena pada akhirnya merekalah yang akan menerima hasil akhir dari proyek yang Anda kerjakan.
Beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan meliputi:

• Apa tujuan Anda untuk proyek ini?
• Menurut Anda apa yang akan membuat proyek ini berhasil?
• Apa kekhawatiran Anda tentang proyek ini?
• Apa yang Anda harap dapat dilakukan oleh sistem ini?
• Perubahan apa yang akan Anda rekomendasikan tentang proyek ini?

Para stakeholders adalah orang-orang yang pada akhirnya Anda kembangkan proyeknya, jadi Anda harus mengajukan pertanyaan kepada mereka yang dapat membantu Anda membuat daftar requirements.

Langkah 3: Kumpulkan dan dokumentasikan

Langkah ketiga dalam proses ini terjadi bersamaan dengan langkah kedua. Anda akan mengumpulkan informasi saat mengajukan pertanyaan kepada stakeholders. Tujuannya adalah mendokumentasikan semua yang Anda bisa, sehingga Anda memiliki semua jawaban yang Anda butuhkan untuk memulai proyek Anda.

Gunakan alat manajemen proyek (project management tools) untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi ini. Dengan demikian, Anda dapat menyimpan rencana proyek, requirements proyek, dan komunikasi proyek di satu tempat. Beberapa contoh hal yang dapat Anda dokumentasikan meliputi:

• Jawaban stakeholders atas pertanyaan wawancara
• Pertanyaan stakeholders
• Permintaan stakeholders
• Komentar stakeholders
• Pertanyaan dan komentar yang muncul selama wawancara

Anda tidak harus menggunakan setiap jawaban yang Anda terima, tetapi mendokumentasikan semuanya dapat membantu Anda melihat semua perspektif stakeholders, yang akan membantu Anda dalam manajemen requirements.

Langkah 4: Buat daftar asumsi dan requirements

Sekarang setelah Anda menyelesaikan proses penerimaan (Intake process), buatlah rencana pengelolaan Anda berdasarkan informasi yang telah Anda kumpulkan. 

Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan yang awalnya ingin Anda jawab selama proses pengumpulan requirements. Kemudian, gunakan pertanyaan-pertanyaan tersebut untuk membuat sasaran requirements Anda, termasuk: 

• Durasi jadwal proyek: Anda dapat memetakan timeline proyek dengan Gantt Chart dan menggunakannya untuk memvisualisasikan requirements proyek yang bergantung pada milestones proyek. Beberapa requirements akan berlaku untuk durasi penuh proyek, sedangkan yang lain mungkin hanya berlaku selama fase proyek yang berbeda. Misalnya, Anda memerlukan anggaran khusus untuk gaji anggota tim di seluruh proyek, tetapi Anda mungkin hanya memerlukan materi tertentu selama tahap terakhir timeline proyek.  
• Tim yang terlibat dalam proyek: Identifikasikan secara pasti anggota tim mana yang akan terlibat dalam proyek Anda, termasuk berapa banyak desainer, pengembang, atau manajer yang Anda perlukan untuk menjalankan setiap langkah. Tim merupakan bagian dari requirements proyek Anda karena jika Anda tidak memiliki anggota tim yang Anda butuhkan, Anda tidak akan dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. 
• Risiko proyek: Memahami risiko proyek Anda merupakan bagian penting dalam mengidentifikasi requirements proyek. Gunakan daftar risiko untuk menentukan risiko mana yang menjadi prioritas tertinggi, seperti umpan balik stakeholders, keterlambatan jadwal, dan kurangnya anggaran. Kemudian, jadwalkan sesi brainstorming dengan tim Anda untuk mencari tahu cara mencegah risiko ini.

Requirements proyek Anda harus dapat ditindaklanjuti, diukur, dan dikuantifikasi. Cobalah untuk memberikan rincian sebanyak mungkin saat mencantumkan anggaran proyek, jadwal, sumber daya yang dibutuhkan, dan tim. 

Langkah 5: Dapatkan persetujuan

Setelah Anda menyusun dan memformulasikan requirements proyek, Anda memerlukan persetujuan dari para stakeholders untuk memastikan bahwa Anda memenuhi kebutuhan pengguna. Menekankan komunikasi yang jelas juga dapat mencegah scope creep dengan memastikan para stakeholders mengetahui batasan proyek sejak awal. Anda kemudian dapat melanjutkan rencana implementasi, yang mungkin mencakup perolehan sumber daya dan penyusunan tim. 

Langkah 6: Pantau kemajuan

Bagian terakhir dari proses ini adalah memantau kemajuan proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak anggaran proyek dan requirements lainnya saat Anda menjalankan proyek. Manfaat perangkat lunak manajemen proyek adalah Anda dapat melihat perubahan pada proyek secara real-time dan mengambil tindakan segera jika terjadi kesalahan atau penyimpangan.

Anda ingin membangun aplikasi dengan metode pengembangan dan manajemen proyek yang andal? Segera hubungi NEXT-IT dengan cara klik tautan ini untuk berkonsultasi lebih lanjut secara GRATIS. Sampai berjumpa!